Cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Để có thể hạch toán được tiền lương và các khoản trích theo lương thì công việc trước tiên là kế toán phải tính được lương cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng lao động, bảng chấm công…
Xen thêm: Cách tính lương và làm bảng lương hàng tháng.
1. Công việc của kế toán Tiền Lương:
– Lập HĐLĐ, làm thủ tục tham gia BH
– Quản lý DS nhân viên, hồ sơ nhân sự
– Thực hiện chấm công
– Cuối tháng: tính lương và hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
2. Hồ sơ – chứng từ kế toán tiền lương:
– Bảng chấm công.
– Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành. (Nếu có)
– Hợp đồng lao động.
– Bảng thanh toán lương và BH
– Hồ sơ tham gia BH.
– Bảng tạm ứng lương (nếu có)
– Bảng tính thuế TNCN (Nếu có)
– Bảng thanh toán tiền thưởng (nếu có)
3. Quy định về mức lương tối thiểu vùng 2016:

Mức lương tối thiểu vùng trên là mức thấp nhất làm cơ sở để doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận và trả lương, trong đó mức lương trả cho người lao động làm việc trong điều kiện lao động bình thường, bảo đảm đủ thời giờ làm việc bình thường trong tháng và hoàn thành định mức lao động hoặc công việc đã thỏa thuận phải bảo đảm:
a) Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động chưa qua đào tạo làm công việc giản đơn nhất;
b) Cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động đã qua học nghề.

4. Tỷ lệ các khoản trích theo lương (tham gia bảo hiểm)

(Theo luật bảo hiểm xã hội)

Tỷ lệ phần trăm ghi trên sẽ được nhân với tiền lương tháng đóng BHXH mà Nhân viên tham gia bảo hiểm từ đó đưa ra số tiền nộp về Cơ quan Bảo hiểm
+ Từ 01/01/2016, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương và phụ cấp lương theo quy định của pháp luật lao động.
Phụ cấp lương theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 4 của Thông tư số 47/2015/TT-BLĐTBXH là các khoản phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ như phụ cấp chức vụ, chức danh; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thâm niên; phụ cấp khu vực; phụ cấp lưu động; phụ cấp thu hút và các phụ cấp có tính chất tương tự.
+ Từ ngày 01/01/2018 trở đi, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động.
Các khoản bổ sung khác theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 4 của Thông tư số 47/2015/TT-BLĐTBXH.
Các quy định tại Thông tư 59/2015/TT­BLĐTBXH được áp dụng kể từ ngày 01/01/2016. ­ Đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc:
+ Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 03 tháng trong tất cả các cơ quan, đơn vị (không phân biệt số lượng lao động đơn vị đang sử dụng) đều thuộc đối tượng đồng thời tham gia BHXH, BHYT và BHTN bắt buộc.
Trốn đóng BHXH bị phạt bảy năm tù Theo Điều 216 Bộ luật Hình sự (sửa đổi) quy định người nào có nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động mà gian dối hoặc bằng thủ đoạn khác để không đóng hoặc không đóng đầy đủ theo quy định từ sáu tháng trở lên, đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi này mà còn vi phạm, phạm tội thì bị phạt tiền từ 500 triệu đồng đến 1 tỉ đồng hoặc bị phạt tù 2­7 năm.
Từ 01/01/2018: Người làm việc theo HĐLĐ có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng cũng thuộc đối tượng phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc Theo Điều 5 Quyết định 959/QĐ­BHXH 09/09/2015 + Đối với kinh phí kinh phí công đoàn: từ ngày 10/1/2014 tất cả các doanh nghiệp đều phải đóng kể cả doanh nghiệp chưa có tổ chức công đoàn cơ sở ( theo Nghị định 191/2013/NĐ­CP) ­
Các doanh nghiệp vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội được quy định tại nghị định Số: 95/2013/NĐ­CP của chính phủ ban hành ngày 22/8/2013.

6. Cách tính lương:
Tiền lương là khoản tiền mà Doanh nghiệp trả cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận. Nhưng cần phải đảm bảo không được thấp hơn mức lương tối thiểu.
Doanh nghiệp có quyền lựa chọn các cách trả lương khác nhau: có thể trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán, cụ thể:
6.1) Tính lương theo thời gian:
            Lương theo thời gian là việc tính trả lương cho nhân viên theo thời gian làm việc, có thể là theo tháng, theo ngày, theo giờ.
Thực tế trong các DN vẫn tồn tại 2 các tính lương như sau:
Cách 1:

Theo cách này lương tháng thường là con số cố định, chỉ giảm xuống khi người lao động nghỉ không hưởng lương.
Cách 2:          

Theo cách này lương tháng không là con số cố định vì ngày công chuẩn hàng tháng khác nhau, Vì có tháng 28, 30, 31 ngày => có tháng công chuẩn là 24 ngày, có tháng là 26 và cũng có tháng là 27 ngày. Với cách trả lương này khi nghỉ không hưởng lương người lao động cần cân nhắc nên nghỉ tháng nào để làm sao thu nhập của họ ít ảnh hưởng nhất, điều này có thể ảnh hưởng tới tình hình sản xuất của DN khi nhiều nhân viên cùng chọn nghỉ vào những tháng có ngày công chuẩn lớn nhằm giảm thiểu tiền công bị trừ.
6.2. Tính tiền lương làm thêm giờ:

Trong đó:
+ Mức ít nhất bằng 150% so với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày thường;
+  Mức ít nhất bằng 200% so với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần;
+  Mức ít nhất bằng 300% so với tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, chưa kể tiền lương của ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương theo quy định của Bộ luật Lao động, đối với người lao động hưởng lương theo ngày.
6.3. Tiền lương làm việc vào ban đêm
Người lao động làm việc vào ban đêm là làm từ 22h – 6h

6.4. Tính lương theo sản phẩm
            Trả lương theo sản phẩm là cách tính lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc đă hoàn thành. Đây là hình thức trả lương gắn chặt năng suất lao động với thù lao lao động, có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động góp phần tăng sản phẩm.

6.5. Tính lương khoán:
Là cách trả lương khi người lao động hoàn thành một khối lượng công việc theo đúng chất lượng được giao.

6.6. Lương/ thưởng theo Doanh thu:
là cách trả lương/thưởng mà thu nhập người lao động phụ thuộc vào doanh số đạt được theo mục tiêu doanh số và chính sách lương/thưởng doanh số của công ty.
Thường áp dụng cho nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng… Hưởng lương theo doanh thu.Các hình thức lương/thưởng theo doanh thu:
­ Lương/thưởng doanh số cá nhân
­ Lương/thưởng doanh số nhóm
­ Các hình thức thưởng kinh doanh khác: công nợ, phát triển thị trường,…

7. Các bút toán hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
7.1 Các Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động:
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
+ Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn:
Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị.
+ Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội:
Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội ở đơn vị.
+ Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế:
Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế ở đơn vị.
+ Tài khoản 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp:
Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm thất nghiệp ở đơn vị.
7.2 Nguyên tắc:
+ Lương trả cho bộ phận nào thì hạch toán vào chi phí của bộ phận đó.
+ Các khoản trích theo lương như bảo hiểm (nếu có) thì phải hạch toán giảm trừ vào lương theo mức đã ghi tại Hồ sơ tham gia bảo hiểm.
+ Bộ phận Bán hàng – TK 6421 (Thông tư 200 sử dụng tài khoản 641)
+ Bộ phận Quản lý DN – TK 6422
+ Bộ phận sản xuất: – TK 154 (Thông tư 200 Sử dụng các tài khoản: TK 621 chi phí nguyên liệu, vật liệu sử dụng trực tiếp, TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp, TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công, TK 627 – Chi phí sản xuất chung)
7.3 Hạch toán: Các tài khoản sử dụng theo Quyết định 48, Nếu bạn làm theo thông tư 200 Thì so sánh với phần 7.2 để sử dụng các tài khoản phù hợp)
* Tính tổng lương phải trả cho NLD thuộc bộ phận tương ứng
Nợ TK 6421
Nợ TK 6422

Nợ TK 154

Có TK 334
* Vì Doanh nghiệp phải bỏ ra 22% trên số tiền tham gia bảo hiểm của nhân viên nên số tiền này sẽ được tính vào CP của DN cho từng bộ phận tương ứng với số tiền tham gia bảo hiểm

Nợ TK 6421/6422/154
Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội (18%)
Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế (3%)
Có TK 3389 – Bảo Hiểm Thất nghiệp (1%)

* Khi tham gia bảo hiểm nhân viên cũng phải đóng 10,5% các khoản Bảo hiểm bắt buộc đó nên cuối tháng khi tính lương sẽ thực hiện trừ vào lương của NV tham gia bảo hiểm đó (theo đúng tỷ lệ QĐ nhân với mức tham gia BH):

Nợ TK 334
Có TK 3383 – Bảo Hiểm Xã Hội (8%)
Có TK 3384 – Bảo Hiểm Y Tế (1,5%)
Có TK 3389 – Bảo Hiểm Thất nghiệp (1%)

* Kinh phí Công đoàn (vì người LĐ không phải đóng KPCĐ nên khoản tiền này do DN bỏ ra nên được tính vào chi phí)
Nợ TK 6421
Nợ TK 6422
Nợ TK 154
Có TK 3382 (2%)
* Nếu người Lao Động có P/S thuế TNCN phải nộp thì thực hiện khấu trừ vào lương:
Nợ TK 334
Có TK 3335

+ Khi nộp thuế:

Nợ TK 3335: Số thuế phải nộp

Có TK 111, 112

* Khi ứng trước tiền lương ghi:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có các TK 111, 112,…

*  Thanh toán Tiền lương:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có các TK 111, 112,…

* Trường hợp trả lương bằng sản phẩm, hàng hoá, kế toán phải XUẤT HÓA ĐƠN (như bán cho khách hàng) và phản ánh doanh thu nội bộ:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 5118 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

8. Báo cáo tình hình sử dụng lao động:
   – Khi bắt đầu hoạt động(trong vòng 30 ngày) DN phải khai trình việc sử dụng lao động theo mẫu số 05 với Phòng (hoặc Sở) Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
   – Hàng năm: Danh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm theo mẫu 07. Chậm nhất là ngày 25/5 và ngày 25/11.
   – Nộp tại: Phòng Lao động Thương Binh và Xã Hội quận, huyện nơi công ty đóng.
   – Hồ sơ gồm: 2 bản (Bên LĐTBXH giữ 1 bản và DN giữ 1 bản)

   9. Các quy định về tiền lương mới nhất hiện nay:

2017/06/9Thể loại : Kế toán tiền lương 、KẾ TOÁN TỔNG HỢPTab :